Enam Fitur yang Dibutuhkan D3P untuk Membuat Cloud 17a-4 Sesuai

1. Konektor Cloud Langsung:

Hal pertama yang dibutuhkan perusahaan dalam penyedia cloud D3P adalah konektor yang dibangun ke dalam perangkat lunak mereka yang masuk langsung ke semua layanan cloud populer dan data arsip. Selain itu, konektor ini akan menyalin data dengan mulus ke sistem mereka, secara otomatis setiap malam dibandingkan dengan menggunakan alat sinkronisasi untuk mengakses cloud. Alat sinkronisasi adalah masalah karena menambahkan langkah ekstra ke proses pengarsipan awan yang mungkin berakhir menyebabkan kesenjangan.

Demikian pula, ketika memilih penyedia cloud, hindari yang kurang populer seperti ShareFile, SugarSync atau iCloud karena mereka adalah milik dan tidak mengizinkan koneksi langsung dengan layanan pengarsipan cloud. Sebagai gantinya, gunakan Office 365, Dropbox, Google Suite, atau OneDrive. Namun, untuk perusahaan kecil saya tidak merekomendasikan SharePoint untuk penyimpanan file karena terlalu rumit. Kombinasi penyimpanan cloud terbaik adalah email yang dihosting Office 365 dengan OneDrive atau email G Suite termasuk catatan elektronik yang disimpan di drive pribadi atau drive tim Google.

2. Deteksi Otomatis Data Cloud Baru

Selain itu, perangkat lunak D3P harus secara otomatis mendeteksi kumpulan data cloud baru saat dibuat. Misalnya, saat perusahaan menambahkan pengguna baru di situs Office 365, SharePoint, atau OneDrive, secara otomatis ditambahkan ke arsip 17a-4. Ini juga berlaku untuk G Suite tempat akun pengguna sering ditambahkan termasuk drive pribadi atau tim mereka. Jika D3P memiliki deteksi otomatis, mereka tidak perlu diberi tahu setiap kali karyawan baru ditambahkan ke cloud.

3. Retensi Catatan Elektronik

Setelah penyedia memiliki data cloud yang ditransfer ke sistem mereka, itu harus disimpan dengan benar sesuai 17a-4. Sekarang, di sinilah ia menjadi tidak pasti karena jika Anda benar-benar membaca aturannya, Anda akan menemukan daftar ketentuan retensi yang terlalu rumit. Misalnya, aturan menyatakan bahwa laporan pengecualian harus disimpan setidaknya 18 bulan, memesan tiket 3 tahun, catatan yang berkaitan dengan akun pelanggan (dua tahun pertama di tempat yang mudah diakses); selama 6 tahun atau periode penyimpanan default 6 tahun untuk pembukuan dan catatan FINRA yang tidak memiliki periode penyimpanan tertentu.

Saran saya: Abaikan aturan di sini dan pastikan D3P menerapkan aturan retensi menyeluruh selama 7 tahun untuk SEMUA data yang terkait dengan bisnis. Dengan kebijakan ini, Anda telah selesai memisahkan tipe data yang berbeda, lalu mencoba menerapkan kebijakan penyimpanan unik untuk setiap kumpulan, yang tidak mungkin dipertahankan, terutama untuk perusahaan kecil tanpa departemen TI.